Secretaría Municipal

Enumerar, fechar, distribuir copias en papel y correo electrónico (según corresponda) y registrar en libro por escrito y digitar con scanner Decretos Alcaldicios, DAEM y DAS.
Redactar y distribuir citaciones a concejos ordinarios y extraordinarios y documentaciones varias, a los concejales de la comuna de Hualpén.
Redactar y distribuir citaciones a concejo comunal de organizaciones de la sociedad civil de la comuna de Hualpén.
Registro y rendición de fondo fijo, entregado a la secretaria municipal.
Redacción y confección de oficios varios del secretario municipal.

Numerar, fechar y distribuir oficios alcaldicios a direcciones municipales.
Redacción y confección, enumerar, fechar y distribuir oficios varios del secretario municipal.
Recibe y distribuye correspondencia recibida por correos de chile.
Atención de teléfono en oficina de partes, respondiendo consultas de contribuyentes y público en general.
Recepcionar los Decretos Alcaldicios Municipales, DAS, DAEM y SIAPER, para coordinar posterior firma de Secretario Municipal y Alcaldesa.

Dar número y fecha, de manera cronológica a los Decretos SIAPER firmados previamente por el Secretario Municipal y Alcaldesa, considerando en un solo archivo los documentos de Municipalidad, de Educación y Salud.
Registrar y llevar planilla Excel única, de Decretos SIAPER Municipal, Educación y Salud, ordenados cronológicamente por número y fecha.
Registrar y llevar libro único, de Decretos SIAPER Municipal, Educación y Salud, ordenados cronológicamente por número y fecha.
Distribución y despacho por libro y correo electrónico (según corresponda) de los Decretos SIAPER, a las diferentes Direcciones involucradas.
Enviar para publicación en sección Transparencia de sitio web municipal, todos los decretos alcaldicios correspondientes.

Unidad administrativa encargada de recibir y registrar Providencias llegadas desde exterior hacia la municipalidad.
Enviar los documentos municipales al exterior; retirar correspondencia en las oficinas de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General.
Ingresar, clasificar y despachar la documentación recibida.
Franquear correspondencia, diariamente de lunes a viernes, que entregan las diferentes unidades municipales para el despacho hacia el exterior a través de la Empresa de Correos de Chile.
Mantener a disposición de los vecinos formularios de reclamos, sugerencias y solicitudes.
Mantención de formulario presencial de solicitudes Ley de Transparencia.
Mantención de formulario presencial de solicitudes de audiencia, registro de Lobbistas y gestores de interés particular de Ley del Lobby

Las Sesiones de Concejos Ordinarios y Extraordinarios son grabadas y posteriormente son transcritas textualmente. Enviadas al Secretario Municipal quien hacen las ultimas correcciones. Luego presentadas al Concejo Municipal para su aprobación.
Las Sesiones de Comisión son grabadas y de estas se realiza un resumen. Son revisadas por el Presidente/a de la Comisión. Presentadas y entregadas en el punto de Comisiones de la Sesión de Concejo Ordinario.
Recepción de correspondencia de peticiones a los señores Concejales y Concejalas. Agendar invitaciones recibidas para los señores Concejales y Concejalas. Estar en contacto telefónicamente con los señores Concejales y Concejalas por cualquier invitación de última hora y recordar las que ya están agendadas.
Recordar a los señores Concejales y Concejalas el horario de las sesiones de Concejo vía telefónica, WhatsApp y correo electrónico. Coordinación con la auxiliar para la organización, limpieza y presentación impecable del salón para las sesiones del Concejo.

Revisión de actas de concejos municipales de sesiones ordinarias y extraordinarias.
Suscribir Acuerdo de Concejo Municipal.
Autorizar firma de Alcaldesa en documentos.
Ministro de Fe, en Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal.
Suscripción de Certificado de Vigencia de Directivas de las Organizaciones Comunitarias de la Comuna de Hualpén.
Autorizar Copia de Documentos.